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Privacy

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Privacy Policy

Information in accordance with Articles 13, 14 and 21 of the EU General Data Protection Regulation – GDPR


We hereby inform you about the processing of your personal data by us and the claims and rights to which you are entitled under the data protection regulations. Which data is processed and used and in which way depends largely on the services you have requested or agreed with you.

1. Who is responsible for data processing and to whom can I contact?

Responsible is:

Karl Leibinger Medizintechnik GmbH und Co. KG
Kolbinger Straße 10
78570 Mülheim an der Donau
info@klsmartin.com

You can contact our privacy officer at:

privacy@klsmartin.com

2. What sources and data do we use?

We process personal data that we receive from you in the course of our business relationship.

In addition, to the extent necessary for the provision of our services, we process personal data that we have received from third parties in a permissible manner (e.g. for the execution of orders, for the fulfilment of contracts or on the basis of a consent given by you).

Relevant personal data are personal data and contact data (name, address, telephone number and e-mail address). In addition, this may also include order data or data from the fulfilment of our contractual obligations, such as data about your use of our offered telemedia and other data comparable to the categories mentioned.

3. What do we process your data for (purpose of processing) and on what legal basis?

We process personal data in accordance with the provisions of the European Gerneal Data Protection Regulation (GDPR) and the Federal Data Protection Act.

3.1 For the fulfilment of contractual obligations (Art. 6 para. 1 lit. b GDPR)

Personal data is processed in order to provide IPS Gate's services and the associated electronic transmission of specific medical data for the production of individually manufactured implants, templates for marking and/or sawing and, in particular, to execute our contracts or pre-contractual measures with you and to execute your orders. In order to use the IPS Gate member area, it is necessary to register as a user so that we can guarantee the confidentiality of the information transmitted. In particular, we require your name, user ID, e-mail address and a password of your own choice in order to be able to clearly identify you as a user. In order to register as an IPS Gate user, the data you provide will be used to verify that you are a member of a medical profession authorized to use IPS Gate.

The purposes of data processing are primarily based on the specific terms of use that you conclude with us when registering in the IPS Gate member area.

Further details for the purpose of data processing can be found in the respective terms of use

3.2 In the context of weighing up interests (Art. 6 para. 1 lit. f GDPR)

If necessary, we process your data beyond the actual fulfilment of the contract to protect the legitimate interests of us or third parties. Examples:

- Enforcement of legal claims and defence in legal disputes;
- Ensuring IT security;
- Prevention and investigation of criminal offences;
- Measures for business management and further development of services and products.

3.3 On the basis of your consent (Art. 6 para. 1 lit. a GDPR)

If you have given us your consent to process personal data for certain purposes (e.g. the processing of medical data for the creation of an implant), this processing is legal on the basis of your consent. A given consent can be revoked at any time with effect for the future.

Please note that the revocation will only take effect in the future. Processing that took place before the revocation is not affected by this.

3.4 Due to legal requirements (Art. 6 para. 1 lit. c GDPR) or in the public interest (Art. 6 para. 1 lit. e GDPR)

The processing of personal data of patients takes place for the production of an individual medical product (special production in the sense of § 8 No. 3 Medical Device Act, Art. 2 No. 3 Medical Device Regulation. An essential feature of such a special design is that it is made according to a written prescription (usually by a physician) and according to specific design features especially for exclusive use with a named patient.

4. Who gets my data

Within the IPS Gate member area, those departments that need your data to fulfil our contractual and legal obligations receive it. Contractors used by us (Art. 28 GDPR) may also receive data for these purposes.

Data will only be passed on to recipients outside IPS Gate if required to do so by law, if you have given your consent or if we are authorised to provide information. Under these conditions, recipients of personal data may be public bodies and institutions (e.g. supervisory authorities) in the event of a legal or official obligation.

5. How long will my data be stored?

If necessary, we process and store your personal data for the duration of our business relationship, which also includes, for example, the initiation and processing of a contract.

Recorded visitor data (keyword: log files) are deleted at regular intervals.

Data processed by users who have access to the user area of the website will be kept for 18 months in order to be able to guarantee access by the users also afterwards.

Product-related data after the last placing on the market are subject to a storage period of up to 15 years in accordance with medical device regulations.

6. Is data transferred to third county or to an international organisation?

Data are not transmitted to third countries (countries outside the European Economic Area (EEA)).

7. What data protection rights do I have?

Each data subject has the right of access under Article 15 GDPR, the right to correction under Article 16 GDPR, the right to cancellation under Article 17 GDPR, the right to limitation of processing under Article 18 GDPR and the right to data transferability under Article 20 GDPR. The restrictions according to §§ 34 and 35 Federal Data Protection Act apply to the right to information and the right of cancellation. In addition, there is a right of appeal to a data protection supervisory authority (Art. 77 GDPR in conjunction with § 19 Federal Data Protection Act).

8. Is there an obligation for me to provide data?

In the context of our business relationship you only have to provide those personal data which are necessary for the establishment, execution and termination of a business relationship or which we are legally obliged to collect. Without these data we will usually have to refuse the conclusion of the contract or the execution of the order or we will no longer be able to execute an existing contract and may have to terminate it.

Furthermore, in order to provide chargeable services, it is necessary for us to ask for additional data on how to process the type of payment you require

9. To what extent is there automated decision making in individual cases?

Automated decision-making processes do not take place.

Information about your right of objection according to Art. 21 GDPR


Right of objection on a case-by-case basis

You have the right to object at any time for reasons arising from your particular situation to the processing of personal data concerning you, which takes place on the basis of Art. 6 para. 1 letter f of the GDPR (data processing on the basis of a balance of interests); this also applies to profiling based on this provision within the meaning of Art. 4 No. 4 GDPR, which we use for credit assessment or for advertising purposes. If you object, we will no longer process your personal data, unless we can prove compelling reasons worthy of protection for the processing, which outweigh your interests, rights and freedoms or the processing serves to assert, exercise or defend legal claims.


The objection can be made form-free and should be addressed to:

Karl Leibinger Medizintechnik GmbH & Co. KG
Kolbinger Str. 10,
78570 Mühlheim an der Donau

Datenschutzerklärung

Informationen nach Art. 13, 14 und 21 EU Datenschutz-Grundverordnung – DSGVO


Hiermit informieren wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns und die Ihnen nach den datenschutzrechtlichen Regelungen zustehenden Ansprüche und Rechte. Welche Daten im Einzelnen in welcher Weise verarbeitet und genutzt werden, richtet sich maßgeblich nach den jeweils von Ihnen beantragten bzw. mit Ihnen vereinbarten Dienstleistungen.

1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?

Verantwortlicher ist:

Karl Leibinger Medizintechnik GmbH und Co. KG
Kolbinger Straße 10
78570 Mülheim an der Donau
info@klsmartin.com

Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter:

privacy@klsmartin.com

2. Welche Quellen und Daten nutzen wir?

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung von Ihnen erhalten.

Zudem verarbeiten wir – soweit für die Erbringung unserer Dienstleistung erforderlich – personenbezogene Daten, die wir von Dritten in zulässiger Weise (z.B. zur Ausführung von Aufträgen, zur Erfüllung von Verträgen oder aufgrund einer von Ihnen erteilten Einwilligung) erhalten haben.

Relevante personenbezogene Daten sind Personalien und Kontaktdaten (Name, Adresse, Telefonnummer und E-Mail-Adresse). Darüber hinaus können dies auch Auftragsdaten oder Daten aus der Erfüllung unserer vertraglichen Verpflichtungen, wie Daten über Ihre Nutzung von unseren angebotenen Telemedien sowie andere mit den genannten Kategorien vergleichbare Daten sein.

3. Wofür verarbeiten wir Ihre Daten (Zweck der Verarbeitung) und auf welcher Rechtsgrundlage?

Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Einklang mit den Bestimmungen der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).

3.1 Zur Erfüllung von vertraglichen Pflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt zur Erbringung der Dienstleistung von IPS Gate und der damit verbundenen elektronischen Übermittlung von spezifischen medizinischen Daten für die Erstellung individuell gefertigter Implantaten, Schablonen zur Markierung und/oder Sägeführung sowie insbesondere auch zur Durchführung unserer Verträge oder vorvertraglichen Maßnahmen mit Ihnen und der Ausführung Ihrer Aufträge. Um den Mitgliederbereich von IPS Gate nutzen zu können, ist eine Registrierung als Nutzer notwendig, damit wir die Vertraulichkeit der übermittelten Informationen gewährleisten können. Hierzu benötigen wir insbesondere Ihren Namen, Nutzerkennung, E-Mailadresse sowie ein selbst gewähltes Passwort, um Sie eindeutig als Nutzer identifizieren zu können. Im Hinblick auf die Registrierung als Nutzer von IPS Gate findet anhand der von Ihnen bereitgestellten Daten von uns einer Verifizierung dahingehend statt, dass sie zu einer für die Nutzung von IPS Gate legitimierten medizinischen Berufsgruppe angehören.

Die Zwecke der Datenverarbeitung richten sich in erster Linie nach den konkreten Nutzungsbedingungen, den Sie mit uns bei der Registrierung im Mitgliederbereich von IPS Gate abschließen.

Die weiteren Einzelheiten zum Zweck der Datenverarbeitung können Sie den jeweiligen Nutzungsbedingungen entnehmen.

3.2 Im Rahmen der Interessenabwägung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)

Soweit erforderlich, verarbeiten wir Ihre Daten über die eigentliche Erfüllung des Vertrages hinaus zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder Dritten. Beispiele:

- Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten;
- Gewährleistung der IT-Sicherheit;
- Verhinderung und Aufklärung von Straftaten;
- Maßnahmen zur Geschäftssteuerung und Weiterentwicklung von Dienstleistungen und Produkten.

3.3 Aufgrund Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO)

Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke (z. B. der Verarbeitung medizinischer Daten für die Erstellung eines Implantats) erteilt haben, ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis Ihrer Einwilligung gegeben. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen.

3.4 Aufgrund gesetzlicher Vorgaben (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO) oder im öffentlichen Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO)

Die Verarbeitung personenbezogener Daten von Patienten erfolgt zur Herstellung einer individuellen Medizinprodukts (Sonderanfertigung im Sinne von § 8 Nr. 3 Medizinproduktegesetz, Art. 2 Nr. 3 Medical Device Regulation. Wesentliches Merkmal eine solchen Sonderanfertigung ist dass sie nach schriftlicher Verordnung (in der Regel von einem Arzt) und nach spezifischen Auslegungsmerkmalen eigens zur ausschließlichen Anwendung bei einem namentlich benannten Patienten angefertigt wird.

4. Wer bekommt meine Daten?

Innerhalb des Mitgliederbereichs von IPS Gate erhalten diejenigen Stellen Ihre Daten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten brauchen. Auch von uns eingesetzte Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO) können zu diesen genannten Zwecken Daten erhalten.

Eine Datenweitergabe an Empfänger außerhalb von IPS Gate erfolgt nur, wenn gesetzliche Bestimmungen dies gebieten, Sie eingewilligt haben oder wir zur Erteilung einer Auskunft befugt sind. Unter diesen Voraussetzungen können Empfänger personenbezogener Daten z. B. öffentliche Stellen und Institutionen (z. B. Aufsichtsbehörden) bei Vorliegen einer gesetzlichen oder behördlichen Verpflichtung sein.

5. Wie lange werden meine Daten gespeichert?

Soweit erforderlich, verarbeiten und speichern wir Ihre personenbezogenen Daten für die Dauer unserer Geschäftsbeziehung, was beispielsweise auch die Anbahnung und die Abwicklung eines Vertrages umfasst.

Erfasste Besucherdaten (Stichwort: Logfiles) werden in regelmäßigen Abständen gelöscht.

Daten, die von Nutzern, die Zugang zum Nutzerbereich der Webseite haben, verarbeitet werden, werden 18 Monate aufbewahrt, um auch im Nachgang einen Zugriff durch die Nutzer gewährleisten zu können.

Produktbezogene Daten nach dem letzten Inverkehrbringen unterliegen nach medizinprodukterechtlichen Bestimmungen einer Aufbewahrungsfrist von bis zu 15 Jahren.

6. Werden Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt?

Eine Datenübermittlung in Drittstaaten (Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums –EWR) findet nicht statt.

7. Welche Datenschutzrechte habe ich?

Jede betroffene Person hat das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit aus Art. 20 DSGVO. Beim Auskunftsrecht und beim Löschungsrecht gelten die Einschränkungen nach §§ 34 und 35 BDSG. Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO i.V.m. § 19 BDSG).

8. Besteht für mich eine Pflicht zur Bereitstellung von Daten?

Im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung müssen Sie nur diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Begründung, Durchführung und Beendigung einer Geschäftsbeziehung erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten werden wir in der Regel den Abschluss des Vertrages oder die Ausführung des Auftrages ablehnen müssen oder einen bestehenden Vertrag nicht mehr durchführen können und ggf. beenden müssen.

Weiterhin ist es uns zur Erbringung kostenpflichtiger Leistungen notwendig, zusätzliche Daten zu erfragen, wie die von Ihnen gewünschte Zahlungsart zu verarbeiten.

9. Inwieweit gibt es eine automatisierte Entscheidungsfindung im Einzelfall?

Automatisierte Entscheidungsprozesse finden nicht statt.

Information über Ihr Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO


Einzelfallbezogenes Widerspruchsrecht

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. f der DSGVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmung gestütztes Profiling im Sinne von Art. 4 Nr. 4 DSGVO, das wir zur Bonitätsbewertung oder für Werbezwecke einsetzen. Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.


Der Widerspruch kann formfrei erfolgen und sollte möglichst gerichtet werden an:

Karl Leibinger Medizintechnik GmbH & Co. KG
Kolbinger Str. 10,
78570 Mühlheim an der Donau

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